Assistenz der Leitung Facility Management (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Als Assistenz der Leitung Facility Management unterstützen Sie die operative und administrative Organisation unseres Facility-Management-Bereichs. Sie sind eine wichtige Schnittstelle zwischen Leitung, Mitarbeitern, Kunden und externen Dienstleistern.

Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören:

• Unterstützung der Leitung Facility Management im Tagesgeschäft
• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Einsatzabläufen
• Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Angeboten, Übersichten und Auswertungen
• Pflege und Aktualisierung von Excel-Listen und internen Übersichten
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten
• Telefonische Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern, Dienstleistern und Geschäftspartnern
• Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Rückmeldungen
• Unterstützung bei der Einsatz- und Personalplanung
• Vorbereitung von Unterlagen für die Leitung
• Ablage, Dokumentation und Pflege relevanter Unterlagen
• Unterstützung bei der Qualitätssicherung und bei organisatorischen Projekten im Facility Management

Ihr Profil

Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent und Freude an einer vielseitigen Tätigkeit.

Sie bringen idealerweise mit:

• Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen, administrativen oder organisatorischen Bereich
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Word und Excel
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
• Sicheres und professionelles Auftreten am Telefon
• Freundliche, verbindliche und lösungsorientierte Kommunikation
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Diskretion und hohe Serviceorientierung
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
• Teamfähigkeit und Flexibilität

Das zeichnet Sie persönlich aus

Sie behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anfallen. Sie arbeiten strukturiert, denken mit und erkennen organisatorischen Handlungsbedarf frühzeitig.

Ein professioneller Umgang mit Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern ist für Sie selbstverständlich.Am Telefon treten Sie sicher, freundlich und verbindlich auf.

Sie verstehen sich nicht nur als klassische Assistenz, sondern alsorganisatorische Unterstützung der Leitung Facility Management, die aktiv mitdenkt und zur effizienten Steuerung des Bereichs beiträgt.

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
• 25-Stunden-Wochemit planbaren Arbeitszeiten
• Eine langfristige berufliche Perspektive
• Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation mit der Leitung
• Ein professionelles und modernes Arbeitsumfeld
• Selbstständiges Arbeiten mit Gestaltungsspielraum
• Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsklima
• Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung