Assistent/in der Leitung Zentrum für ...

Die OST - Ostschweizer Fachhochschule ist eine interkantonale und interstaatliche Fachhochschule mit Standorten in Buchs, Rapperswil-Jona und St.Gallen. Mit exzellenten Bachelor- und Masterstudiengängen sowie Weiterbildungen auf der Höhe der Zeit bilden wir zukunftsorientierte Fach- und Führungskräfte aus. Im Bereich der anwendungsorientierten Forschung und Entwicklung sowie Dienstleistungen gehören wir national zu den führenden Institutionen.

Ihre Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Leitung ZLP und der Studiengangsleitung BSc im operativen Tagesgeschäft
• Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops und weiteren Gremien, inkl. Protokollführung
• Termin- und Kalenderkoordination sowie Organisation von Besprechungen und lehrbezogenen Veranstaltungen
• Administrative Mitarbeit in Projekten zur Weiterentwicklung der Lehre, insbesondere in den Bereichen Studiengangsevaluation, Curriculumsentwicklung und weiteren OST-internen Projekten
• Unterstützung bei der Kommunikation sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses ins Kollegium
• Betreuung des E-Mail-Postfachs der Studiengangsleitung
• Administrative Abwicklung eingehender Bewerbungsdossiers für den Bachelorstudiengang Soziale Arbeit
• Pflege, Strukturierung und laufende Aktualisierung von Dokumentationen und digitalen Ablagesystemen im Bereich der Lehre.
• Erstellung und Aufbereitung von Prozessen, Daten, Statistiken und Entscheidungsgrundlagen für den Bereich Lehre

Ihre Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Administrationsfunktion, idealerweise im Hochschul- oder Bildungsumfeld.
• Kenntnisse der Abläufe im Hochschulbereich sowie im Kontext von Studium und Lehre sind von Vorteil
• Sehr gute Microsoft 365 Anwenderkenntnisse, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Erfahrung in der Mitarbeit oder Unterstützung von Projekten
• Selbständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsgeschick
• Freude am Umgang mit Zahlen sowie ein gutes Verständnis für Daten und Auswertungen
• Zuverlässige und engagierte Persönlichkeit mit einer lösungsorientierten Denkweise und sehr guten kommunikativen Fähigkeiten
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift

Wir bieten

• moderne Anstellungsbedingungen und ein Arbeitsort direkt beim Hauptbahnhof St.Gallen
• zukunftsweisende Tätigkeitsbereiche in einem dynamischen Hochschulumfeld und die Zugehörigkeit zu einem kollegialen und dynamischen Team
• Entweder die Arbeitszeitmodell-Variante 1: zwei Präsenztage von jeweils ca. 5 Stunden (bevorzugt Montag und Mittwoch oder Montag und Donnerstag) sowie an den übrigen Arbeitstagen die Betreuung des E-Mail-Postfachs der Studiengangsleitung und die Bearbeitung dringender Anliegen im Homeoffice (ca. 1 Stunde pro Tag) oder
• die Arbeitszeitmodell-Variante 2: drei Präsenztage von jeweils ca. 3.5 Stunden sowie an den übrigen Arbeitstagen die Betreuung des E-Mail-Postfachs der Studiengangsleitung und die Bearbeitung dringender Anliegen im Homeoffice (ca. 1 Stunde pro Tag)

Quelle : www.ost.ch