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OFFICE MANAGER/IN bei LOFFICE in Wien

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LOFFICE ist ein junges und modernes Coworking- und Eventkonzept. Gemäß dem Motto, dass kreative Ideen auch einen kreativen Raum brauchen, bieten wir unseren Kunden neben flexiblen und modernen Event- und Arbeitsräumen eine Vielzahl von weiteren Dienstleistungen wie Firmensitz-Anmeldung, Exportberatung oder Eventorganisation an. - Zur Verstärkung unseres Teams sind wir auf der Suche nach einem oder einer OFFICE MANAGER/IN

Funktion

(A) Verwaltung & Organisation

  • Verantwortung über sämtliche anfallende administrative und organisatorische Aufgaben sowie über den allgemeinen Betriebsablauf
  • Eigenverantwortliche und effiziente Büroorganisation (Telefon, Post, Korrespondenz etc.)
  • Koordination von Bestellungen und Instandhaltung

(B) Buchhaltung

  • Erstellung und Verwaltung der Ein- & Ausgangsrechnungen
  • Verantwortung über die Einhaltung von Zahlungsfristen der Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Führung des Kassabuchs - Debitoren- und Kreditorenüberwachung
  • Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen
  • Erstellung div. betrieblicher Abrechnungen, Reports & Statistiken

(C) Archivierung und Ablage

  • Organisation und Ablage von Rechnungen, Dokumenten, Lieferscheinen, Kundeninformationen und Buchhaltungsunterlagen
  • Datenpflege

(D) Kundenbetreuung

  • Empfang und Korrespondenz von und mit Kunden, Partnern und Interessenten
  • Kalkulation und Erstellung von Angeboten & Reservierungsbestätigungen
  • Verantwortung über Reservierungen und Terminkoordination
  • Erstellung und Unterzeichnung von Verträgen mit Kunden, Partnern und Dienstleistern der Firma (E) Personalmanagement (F) Eventorganisation- & betreuung
  • Verantwortung über sämtliche organisatorische und administrative Vorbereitungen der Veranstaltungen in Abstimmung mit den jeweiligen Kunden - Vorbereitung der Einrichtung, der technischen Infrastruktur und der Räumlichkeiten
  • Vorbereitung des Caterings
  • Empfang, Bedienung und Unterstützung der Kunden während des Events
  • Nachbereitung der Einrichtung, der technischen Infrastruktur und der Räumlichkeiten
  • Nachbereitung des Caterings

Was wir bieten:

  • eine interessante, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kollegialen Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
  • 30 Stunden auf Gleitzeitbasis
  • Wir bieten für die Position ein Bruttomonatsgehalt gemäß KV idHv 1354 EUR. Es besteht die Bereitschaft zur Überbezahlung bei entsprechender Qualifikation
  • ein hohes Maß an Vertrauen und selbstständiges Arbeiten
  • Beginn ab sofort

Was wir erwarten:

  • gepflegtes Erscheinungsbild und sympathische Ausstrahlung
  • selbstständige, verantwortungsbewusste und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • kreativer und offener Charakter
  • gute Organisations- und Koordinationsfähigkeiten, Zahlenaffinität
  • Deutsch & Englisch in Wort und Schrift
  • abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (HAS/HAK/Studium)
  • Berufserfahrung in einer ähnlichen Position bzw. den Bereichen Office Management, Buchhaltung sowie umfassende EDV-Kenntnisse wünschenswert

Bei Interesse freuen wir uns über aussagekräftige, schriftliche Bewerbung mit Lebenslauf, Motivationsschreiben und Zeugnissen sowie Foto über den "JETZT BEWERBEN"-Button.

Mehr Informationen

Ausbildungsniveau
Andere, Universität/ Hochschule
Standort
Wien
Jobart
Teilzeitjob, Vollzeitstelle
Tätigkeitsbereich
Administration / Verwaltung, Management, Kundenservice
Führerschein erforderlich?
Nein
Auto erforderlich?
Nein
Anschreiben
Nein
Sprachkenntnisse
Englisch, Deutsch

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